Wat heb ik aan een financiële administratie?

Op grond van het Burgerlijk Wetboek bent u verplicht een financiële administratie bij te houden. De verplichtingen komen erop neer dat u alles wat financiële gevolgen heeft voor de onderneming systematisch moet vastleggen in een minimumadministratie. U kunt hierbij denken aan:

● kasadministratie en kassabonnen;
● financiële aantekeningen, zoals het inkoop- en verkoopboek;
● tussentijds gemaakte controleberekeningen;
● ontvangen facturen en kopieën van verzonden facturen;
● bank- en giroafschriften;
● contracten, overeenkomsten en andere afspraken;
● correspondentie;
● software en databestanden;
● uw (zakelijke) agenda.

Startende ondernemers beperken zich in eerste instantie vaak tot de verplichte minimumadministratie. Maar er komt een moment dat u graag een uitgebreidere financiële administratie wilt. Een goed opgezette en overzichtelijke administratie is belangrijk voor uw bedrijfsvoering. Het helpt u om tijdig nieuwe ontwikkelingen te signaleren, daarop in te spelen en de juiste beslissingen te nemen. Ontwikkelt uw onderneming zich volgens eerdere prognoses? Moet u de prijsstelling wellicht aanpassen om het brutowinstdoel te bereiken? Betalen uw afnemers op tijd of moet u het debiteurenbeheer aanscherpen? Is het verantwoord om te investeren in nieuwe machines, apparatuur of verbouwingen? Kortom: een goed financiële administratie biedt inzicht in het wel en wee van de onderneming. Uw Accountant adviseert u over een optimale inrichting van uw administratie.

Het inrichten van een administratie is maatwerk. Een standaard softwarepakket volstaat niet voor een goede financiële administratie: de administratie moet immers zo zijn toegesneden op uw bedrijf dat u deze kunt gebruiken als bedrijfsthermometer. De Accountant is bij uitstek de deskundige om samen met u te kijken welk pakket en welke modules voor u relevant zijn en hoe u het pakket optimaal inricht. De inrichting van de financiële administratie is anders bij een handelsonderneming dan bij een productieonderneming of een onderneming in de zakelijke dienstverlening.

Handelsondernemingen
Deze ondernemingen ontlenen hun brutomarge aan het verschil tussen verkoop- en inkoopprijs. Uit de financiële administratie moet blijken welke kosten u maakt om de verkoopomzet te realiseren.

Productieondernemingen
Productieondernemingen vervaardigen nieuwe producten door materiaal en arbeidskracht (mensuren) in te zetten. In de financiële administratie dient u de kosten van materiaal en uren bij te houden. Verder moet er zicht zijn op de indirecte kosten en – vooral als het om stukproductie gaat – op de voortgang van het werk. Als het om werk gaat dat voor een bepaalde som is aangenomen, moet uit uw financiële administratie ook de omvang van eventueel meerwerk blijken.

Ondernemingen in de zakelijke dienstverlening
Zakelijke dienstverleners zijn er in alle soorten en maten. Het eigen karakter van bijvoorbeeld horeca, adviesbureaus, reparatie- en transportbedrijven moet terug te vinden zijn in uw financiële administratie. Alleen dan is de administratie een goed sturingsinstrument voor u als ondernemer.