Welke gegevens moet ik opnemen in de personeelsadministratie?

De personeelsadministratie is meer dan alleen de loonadministratie. De loonadministratie bestaat uit berekeningen over de brutosalarissen die u met uw werknemers overeengekomen bent en waarover u belasting en sociale premies moet inhouden. De personeelsadministratie bestaat uit alle individuele personeelsdossiers. U legt individuele personeelsdossiers aan om snel een totaaloverzicht van een medewerk(st)er te hebben. Persoonsgebonden gegevens of gemaakte afspraken kunt u altijd gemakkelijk terugvinden. In een personeelsdossier komen vaak de volgende bescheiden voor:

Rond de aanstelling

● Functiebeschrijving en de eventuele functieschaal;
● Personeelsadvertentie;
● Sollicitatiebrief met curriculum vitae (c.v.) en kopieën van relevante diploma’s;
● Eventueel psychologisch testrapport.

Arbeidsvoorwaarden

● Arbeidsovereenkomst, met verwijzing naar eventuele CAO-bepalingen;
● Afspraken over secundaire arbeidsvoorwaarden, pensioenregeling, vergoedingen, winstdelingsregelingen en over eventueel privé-gebruik van zaken als een lease-auto, laptop of mobiele telefoon.

Rond werkgeverslasten

● Loonbelastingverklaring/toegepaste heffingskorting, sofi-nummer;
● Eerste dagmelding;
● Eerste bericht loonaangifte;
● Eventuele wijzigingen in de arbeidsovereenkomst (bijvoorbeeld salarisverhoging);
● Aanmelding voor de loondoorbetalingverzekering.

Functioneren en loopbaanontwikkeling

● Eventueel loopbaanplan;
● Verslagen periodieke beoordelings- en/of functioneringsgesprekken;
● Eventuele individueel gemaakte afspraken;
● Eventuele studieaanvragen met bijbehorende afspraken;
● Eventuele ontslagbrief met alle bijbehorende stukken.

Apart wordt geadministreerd:

● Kopie van het identiteitsbewijs (paspoort);
● Eventuele werkvergunning voor niet-ingezetenen.

Zowel bij dienstverbanden voor onbepaalde tijd als bij (opeenvolgende) dienstverbanden voor bepaalde tijd legt u personeelsdossiers aan. De regelgeving rondom arbeidsovereenkomsten wijzigt regelmatig. De Accountant is op de hoogte van de actuele stand van zaken en kan u hierover informeren.