Welke financiële verplichtingen heb ik als ik personeel in dienst neem?

Op het brutoloon van uw werknemers houdt u loonbelasting en sociale premies in. De feitelijke personeelskosten zijn hoger dan het brutoloon.

Werkgeverslasten en sociale lasten
U betaalt als werkgever de zogenaamde werkgeverslasten: 8% vakantiegeld en een deel van de sociale lasten. De sociale lasten bestaan met name uit premies voor de WW/WIA, de inkomensafhankelijke bijdrage voor de zorgverzekeringswet en premie voor de verzekering voor loondoorbetaling bij ziekte. U kunt daarbij gebonden zijn aan een CAO. De werkgeverslasten variëren per CAO en per uitvoeringsinstelling, maar bedragen al gauw circa 30% van het brutoloon. Voor de werknemer is er een groot verschil tussen het brutoloon en wat hij of zij netto in handen krijgt. De zogenoemde wig tussen de totale loonkosten voor de werkgever en de nettobeloning voor de werknemer is aanzienlijk.

Secundaire arbeidsvoorwaarden
Om uw werknemers aantrekkelijke arbeidsvoorwaarden te bieden zonder dat de arbeidskosten onnodig oplopen, kunt u uw werknemers bepaalde (soms onbelaste) secundaire arbeidsvoorwaarden bieden. Uw Accountant kent de actuele regels en informeert u hier graag over. Uiteraard kosten ook secundaire arbeidsvoorwaarden de werkgever geld. Deze voorwaarden zijn per CAO vastgelegd of bent u vrijwillig overeengekomen om de betreffende werknemer voor uw bedrijf aan te trekken of te behouden. Secundaire arbeidsvoorwaarden kunnen inhouden dat u als werkgever een deel van de premie van de pensioenregeling betaalt of dat u deelneemt aan een leerlingstelsel. Tot de secundaire arbeidsvoorwaarden behoren ook vergoeding van reis-, studie- of telefoonkosten, werkkleding of kinderopvang.

Representatievergoeding
Om administratieve rompslomp te beperken, kunt u er van afzien de kleine kosten die de werknemers maken op declaratiebasis te vergoeden. In plaats daarvan kunt u een gemiddeld bedrag afspreken: representatievergoeding. Betaalt u echter niet meer dan het werkelijke bedrag, want dat beschouwt de fiscus als nettoloon. De werkgever moet daarover alsnog belasting betalen, terwijl de fiscus ook nog een boete kan opleggen. Die kosten kunnen over een aantal jaren genomen hoog oplopen, ook al vergoedt u maar € 1,- per dag teveel. De vergoedingsregels veranderen regelmatig. De Accountant kan u hierover uitvoerig adviseren.